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Toolauswahl mit System

Toolauswahl mit System

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Consulting

15.03.22

2 min

Toolauswahl mit System

Unternehmen brauchen heute mehr denn je transparente Informationen. Informationen über Prozesse, Bestände, Kunden, Zahlen und Mitarbeiter sollen jederzeit zugänglich sein und dadurch neue Potentiale aufzeigen. In den letzten Jahren sind sowohl der Umfang als auch die Möglichkeiten im digitalen Tool-Universum massiv gewachsen.

Die Auswahl eines neuen digitalen Tools gleicht mittlerweile einer akademischen Abschlussarbeit. Gut, dass ich genau das getan habe und meine Bachelorarbeit über Optimierung und Eingrenzung der Auswahl für digitale Tools geschrieben habe. Seitdem ist viel passiert und wir haben mit einem Schwung Erfahrung und Anwendungsbeispielen diesen Prozess weiter optimiert.

Denn bei den immer vielfältiger werdenden Angeboten für CRM, CMS, ERP, E2E, PM und HR-Tools kann man keinen Überblick mehr behalten, geschweige denn eine einfache Entscheidung treffen. Grundsätzlich testen wir natürlich auch immer den Weg der Individualentwicklung ab, da es Unternehmen mit so spezifischen Prozessen gibt, dass keine Standardlösung ein befriedigendes Ergebnis erzielt. Aber das ist immer erst der zweite Schritt, wenn wir merken, dass es mit den Standardlösungen eng wird.

Um sich einen Durchblick über die Flut an potentiellen Tools zu verschaffen, sollten diese im ersten Schritt auf die Erfüllung von K.O.-Kriterien geprüft werden. Diese sind noch sehr grob gehalten, haben aber die höchste Priorität und müssen von dem System im besten Fall alle erfüllt werden. Auch wenn dies nicht immer möglich ist, sollten sich nach diesem Schritt zwei bis drei Tools herauskristallisieren, die die meisten Kriterien erfüllen. Mit diesen Lösungen geht man in die tiefere Analyse.

Hierfür werden im zweiten Schritt die Anforderungen in einer Feinspezifikation noch detaillierter ausgearbeitet und zusammen mit den Kund:innen gewichtet, sodass ein umfangreicher Anforderungskatalog in Form einer Bewertungsmatrix entsteht. Damit geht man in den finalen Härtetest im dritten Schritt.

Dafür lässt man sich die Tools, die es in die engere Auswahl geschafft haben, von dem Vertrieb der Anbieter präsentieren, wodurch man auch die Möglichkeit bekommt direkt spezifischere Fragen zu den eigenen Anforderungen zu stellen. Anschließend geht man mit Testversionen in die konkrete Vertestung der Tools auf Erfüllung des Anforderungskatalogs. Wichtig ist, dass hier die Mitarbeiter:innen mit einbezogen werden, die das Produkt später nutzen werden. Auch sollte ein Blick auf die Zukunft und die Entwicklungspotentiale des Anbieters berücksichtigt werden, um einen langfristigen Support und den stetigen Ausbau der Tools gewährleisten zu können.

Mit diesen 3 Schritten wird der Weg zum neuen leistungsfähigen und akzeptierten Tool geebnet. Dadurch, dass die Mitarbeiter:innen im Prozess beteiligt sind, ist die Akzeptanz sich mit einem neuen Tool auseinander zu setzen wesentlich größer, was für die erfolgreiche Einführung ein nicht zu unterschätzender Faktor ist.

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Von Vitali Dreger

UX Expert